Comment organiser un séminaire sous chapiteau ?

Dans un premier temps, déterminez le nombre d’invités et attribuez un budget par personne. Cela peut comprendre la réunion, le repas et les pauses ainsi que la ou les activités. Le budget transport peut être mis à part car il ne concerne pas tout le monde.

Toute l’organisation de votre séminaire et les choix que vous ferez seront en liens avec vos clients. En fonction de ces derniers, vos objectifs seront différents. Les attentes des salariés, des directeurs ou encore des actionnaires ne seront pas les mêmes.

Les objectifs peuvent être les suivants :

• Fêter la fin de l’année
• Annoncer la sortie d’un nouveau produit
• Transmettre un message sur la stratégie de l’entreprise et ses enjeux
• Installer un climat convivial et d’échange au sein de l’entreprise
• Créer du lien et fidéliser les talents

A la fin du séminaire, des décisions seront prises et donnera un nouvel élan à la motivation des salariés.

Le plus classique est de chercher une salle qui a tout à disposition. Mais si vous êtes à la recherche d’originalité, cherchez un lieu d'exception qui saura charmer vos convives.

Faire son séminaire sous chapiteau permet de choisir son lieu de réception. La structure peut être placée où vous le souhaitez. Vous pouvez accueillir les participants sur le terrain de votre entreprise ou bien à l’extérieur. Ce dernier est à privilégier car il permet de changer de la routine et montre que l’entreprise souhaite « chouchouter » ses équipes. Les espaces disponibles sont multiples : château, domaine, parc de loisirs, au  bord de la mer ou à la montagne...  

Pensez au fait que certains de vos invités auront besoin de prendre les transports. Faites au mieux pour trouver le lieu qui sera accessible à tous. Si votre budget vous le permet, vous pouvez également mettre à disposition des moyens de transport au départ de votre entreprise.

Dissocier l’espace réunion des espaces de convivialité.

Grâce aux tentes de réception, vous pourrez recréer les espaces à la manière d’un bâtiment en dur. Toutes nos structures sont modulables. A la tente « réunion » peut être ajouté un sas qui mènera vers un autre espace : restauration, détente, toilettes. Si votre budget est plus restreint, vous pouvez de rassembler les espaces atelier et restauration sous une même tente. Loin d’être exhaustifs, voici quelques exemples d’aménagements

Nous préconisons une bâche opaque pour tout ou partie de la salle de réunion. La bâche opaque limite l’entrée de lumière lors des projections vidéo notamment.

La salle de restauration et l’espace « atelier » pourront qu’en à eux être en bâche cristal et/ou bâche translucide. Les invités pourront profiter de la vue et vous ferez des économies en électricité puisque la lumière naturelle éclairera l’espace.

Les dimensions des chapiteaux

Il n’est jamais évident de choisir les dimensions du ou des chapiteaux. Pour cela, voici quelques astuces :

• Pour un chapiteau recevant des personnes assissent, comptez 1m² par invités
• Pour un chapiteau recevant des personnes debout, comptez 2 personnes au m²
• Pour un buffet, comptez 8 cm par personne
• Lorsque vous indiquez la largeur du chapiteau, cela correspond au côté avec le pignon
• La longueur est modulable par travée de 5 m ou 3 m en fonction du choix de la structure
   

Le choix des tables

Faut-il des tables rondes ? rectangles ?  les unes à la suite des autres ? des mange-debout ? Tout ceci dépendra de l’ambiance que vous souhaitez recréer dans le séminaire, de l’organisation de la journée et des activités ...

Dans la salle de réunion, si vous êtes nombreux, optez plutôt pour des chaises alignées par dix au maximum. Lorsqu’un collaborateur souhaite sortir et qu’il doit passer devant un grand nombre de personnes, cela dérange. Le mieux est de répartir sur la largeur plutôt que la longueur. Plus les invités seront loin, moins ils entendront. Ils se sentiront alors moins impliqués dans la réunion.

Si vous êtes entre 20 et 10, les tables rectangles en U ou en carré sont parfaites. Tout le monde pourra se voir, chacun aura de l’espace pour prendre des notes.

Enfin si vous êtes moins de 10, la table ronde est l’idéale. Chacun pourra prendre la parole aisément, c’est donc conviviale.

Côté restauration c’est le même principe. Vous pouvez soit choisir des tables rondes pour une ambiance plus chaleureuse ou bien des tables rectangles pour un gain de place.

Les mange-debout seront les bienvenus pour les cocktails dînatoires. Cela favorise le partage et la discussion. Chacun se déplace au gré de ses envies.

Qui dit séminaire, dit activité de cohésion.
De nouvelles activités voient le jour régulièrement. Petit aperçu des tendances du moment.

Les activités telles que les challenges sportifs, les rallyes ou encore le paintball sont en perte de vitesse.

De plus en plus d’entreprises se tournent vers les activités de plein-air, les expériences sensorielles comme la cuisine et la dégustation ou encore l’art et le théâtre.

L’activité qui est majoritairement choisie est l’Escape Game. Les joueurs doivent résoudre des énigmes, ouvrir des cadenas, retrouver des objets parmi tout un décor... Un mélange entre réflexion et jeu, le tout dans la bonne humeur.

Vous avez désormais toutes les clés en main ! Il ne reste plus qu’à faire les bons choix afin que votre séminaire marque les esprits de vos invités et remplisse vos objectifs.